Bảo mật dữ liệu khi dùng AI trong công việc

Bảo mật dữ liệu khi dùng AI là việc kiểm soát xem thông tin nào được phép rời khỏi tổ chức để đi vào một mô hình bên ngoài, và thông tin nào tuyệt đối không. Phần lớn sự cố không đến từ tin tặc, mà đến từ một nhân viên có ý tốt dán nhầm tài liệu nội bộ vào khung chat để nhờ tóm tắt.

Bài này đưa ra khung phân loại dữ liệu và bộ quy tắc mà một doanh nghiệp có thể áp dụng ngay, không phụ thuộc vào việc bạn đang dùng công cụ AI nào.

Dữ liệu đi đâu khi bạn gõ vào một công cụ AI

Hiểu đường đi của dữ liệu là điều kiện cần trước khi đặt ra bất kỳ quy tắc nào. Có ba chặng cần nắm:

• Chặng truyền. Nội dung bạn gõ rời khỏi máy tính, đi qua Internet tới máy chủ của nhà cung cấp. Chặng này thường đã được mã hóa và ít khi là điểm yếu.
• Chặng lưu trữ. Nhà cung cấp giữ lại lịch sử hội thoại trong một khoảng thời gian, phục vụ vận hành và xử lý khiếu nại. Đây là nơi dữ liệu của bạn nằm ngoài tầm kiểm soát lâu nhất.
• Chặng huấn luyện. Tùy gói dịch vụ và tùy cài đặt, nội dung bạn gửi có thể được dùng để huấn luyện mô hình về sau. Đây là chặng khiến các bộ phận pháp chế lo nhất, và cũng là chặng bạn có quyền tắt ở hầu hết nhà cung cấp.

Nguyên tắc rút ra rất đơn giản: gói miễn phí thường mặc định dùng dữ liệu để huấn luyện, gói doanh nghiệp thường mặc định không. Trước khi cho cả công ty dùng AI, việc đầu tiên là xác định mình đang ở gói nào.

Khung phân loại dữ liệu ba vùng

Đừng bắt nhân viên tự phán đoán từng trường hợp. Hãy cho họ ba cái hộp và một quy tắc duy nhất cho mỗi hộp.

Một quy tắc dễ nhớ để dạy nhân viên: nếu bạn ngại gửi tài liệu đó cho một người lạ ngoài công ty qua email, thì đừng dán nó vào khung chat AI.

Bảy quy tắc vận hành nên đưa vào nội quy

Bộ quy tắc dưới đây viết ở dạng có thể sao chép thẳng vào tài liệu nội bộ của doanh nghiệp.

• Chỉ dùng tài khoản do công ty cấp. Tài khoản cá nhân của nhân viên nằm ngoài tầm kiểm soát, và khi họ nghỉ việc thì lịch sử hội thoại chứa dữ liệu công ty vẫn đi theo họ.
• Tắt tính năng dùng dữ liệu để huấn luyện. Kiểm tra lại mỗi quý, vì nhà cung cấp có thể bổ sung tính năng mới với mặc định bật.
• Ẩn danh trước khi dán. Thay tên khách hàng, số hợp đồng, số điện thoại bằng ký hiệu như Khách hàng A, Hợp đồng số 1. Nội dung phân tích không mất giá trị, nhưng rủi ro thì mất hẳn.
• Không dán trọn vẹn tài liệu có chữ ký hoặc con dấu. Nếu cần tóm tắt, hãy cắt phần nội dung và bỏ phần định danh.
• Không để AI tự động truy cập hộp thư và ổ đĩa chung khi chưa rà quyền. Các tiện ích kết nối trực tiếp rất tiện nhưng thường xin quyền rộng hơn mức cần thiết.
• Ghi lại những việc đã dùng AI. Không phải để kiểm soát nhân viên, mà để khi có sự cố còn truy được dữ liệu nào đã ra ngoài.
• Có một người chịu trách nhiệm. Mỗi phòng ban cử một người nắm quy tắc và là đầu mối trả lời khi đồng nghiệp phân vân.

Bảo mật dữ liệu AI dưới góc nhìn pháp lý Việt Nam

Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân đặt ra nghĩa vụ cho bên xử lý dữ liệu, và việc đưa dữ liệu cá nhân của khách hàng vào một dịch vụ AI nước ngoài chính là một hành vi chuyển dữ liệu cần được cân nhắc kỹ.

Ba điểm doanh nghiệp cần chú ý:

• Sự đồng ý phải đúng mục đích. Khách hàng đồng ý cho bạn giữ số điện thoại để chăm sóc không đồng nghĩa với việc đồng ý cho bạn đưa số đó vào một công cụ phân tích bên thứ ba.
• Dữ liệu càng nhạy cảm, nghĩa vụ càng nặng. Thông tin sức khỏe, tài chính, vị trí của cá nhân thuộc nhóm phải bảo vệ ở mức cao hơn.
• Trách nhiệm không chuyển sang nhà cung cấp AI. Khi có sự cố, bên chịu trách nhiệm trước khách hàng vẫn là doanh nghiệp của bạn.

Đây là phần thông tin để bạn nắm bản chất và biết mình cần hỏi gì, không thay thế tư vấn của luật sư cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp.

So sánh ba cách triển khai AI theo mức kiểm soát dữ liệu

Câu hỏi thường gặp về bảo mật dữ liệu khi dùng AI

Dán tài liệu nội bộ vào ChatGPT có nguy hiểm không?

Nguy hiểm hay không phụ thuộc vào ba thứ: tài liệu thuộc vùng nào trong khung phân loại, bạn đang dùng gói nào, và tính năng huấn luyện đã tắt chưa. Tài liệu vùng đỏ thì nguy hiểm trong mọi trường hợp. Tài liệu vùng vàng trên tài khoản doanh nghiệp đã tắt huấn luyện thì rủi ro ở mức chấp nhận được.

Tắt lịch sử trò chuyện có đồng nghĩa với dữ liệu bị xóa không?

Không hẳn. Tắt lịch sử thường chỉ có nghĩa là hội thoại không hiện trong giao diện của bạn và không dùng để huấn luyện, nhưng nhà cung cấp vẫn có thể lưu một thời gian nhất định để xử lý lạm dụng. Muốn biết chính xác, phải đọc điều khoản của đúng gói bạn đang dùng.

Doanh nghiệp nhỏ có cần làm chính sách AI riêng không?

Có, và không cần phức tạp. Một trang giấy nêu rõ ba vùng dữ liệu, bảy quy tắc vận hành và tên người phụ trách là đã đủ dùng cho doanh nghiệp dưới năm mươi người. Cái khó không phải viết ra mà là truyền đạt để nhân viên thực sự nhớ.

Có nên cấm nhân viên dùng AI để cho an toàn không?

Cấm là cách tạo ra rủi ro lớn hơn. Nhân viên vẫn sẽ dùng bằng tài khoản cá nhân trên điện thoại, và lúc đó công ty mất hoàn toàn khả năng quan sát. Cấp tài khoản chính thức kèm quy tắc rõ ràng luôn an toàn hơn cấm đoán.

Làm sao biết một công cụ AI có an toàn để dùng trong công ty không?

Hỏi bốn câu trước khi duyệt: dữ liệu được lưu ở đâu và bao lâu, có dùng để huấn luyện không và tắt được không, ai trong nhà cung cấp có quyền xem, và có cam kết bằng văn bản không. Công cụ nào không trả lời rõ cả bốn câu thì đừng đưa dữ liệu nội bộ vào.

Nhân viên lỡ dán dữ liệu nhạy cảm rồi thì xử lý thế nào?

Ba việc theo thứ tự: xóa hội thoại đó và yêu cầu nhà cung cấp xóa dữ liệu nếu có kênh hỗ trợ, đánh giá phạm vi dữ liệu đã lộ và ai bị ảnh hưởng, rồi ghi nhận sự việc để điều chỉnh quy tắc. Quan trọng là đừng phạt người báo cáo, nếu không lần sau sẽ không ai dám báo.

Dùng AI để xử lý dữ liệu khách hàng thì có cần xin phép khách hàng không?

Nếu dữ liệu đó là dữ liệu cá nhân và việc đưa vào công cụ AI nằm ngoài mục đích khách hàng đã đồng ý ban đầu, thì cần cập nhật chính sách và lấy sự đồng ý phù hợp. Cách đơn giản và an toàn hơn trong đa số trường hợp là ẩn danh dữ liệu trước khi xử lý.

Mô hình chạy trên máy tính cá nhân có an toàn tuyệt đối không?

An toàn hơn nhiều về đường đi dữ liệu, vì không có gì rời khỏi máy. Nhưng nó chuyển rủi ro sang chỗ khác: máy cá nhân bị mất, bị nhiễm mã độc, hoặc không được sao lưu. An toàn tuyệt đối không tồn tại, chỉ có chọn đúng loại rủi ro mà mình kiểm soát được.

Xây quy tắc dùng AI cho doanh nghiệp của bạn

Em nhận tư vấn và đào tạo trọn gói phần này: phân loại dữ liệu theo đặc thù ngành, viết bộ quy tắc một trang, rồi trực tiếp huấn luyện từng phòng ban để quy tắc đi vào thói quen chứ không nằm trên giấy.

• Xem chương trình đào tạo AI thực chiến cùng Tân AI
• Tham khảo khóa AI cho quản lý và lãnh đạo
• Liên hệ tại trang thông tin liên hệ hoặc hotline 093.404.1114

Bài liên quan trong cùng chủ đề

• Nguyên tắc dùng AI có trách nhiệm trong doanh nghiệp
• Bản quyền nội dung do AI tạo ra
• Ảo giác AI là gì và cách kiểm chứng thông tin

Về người viết

Nguyễn Văn Tân (Tân AI, Tân MKT) là chuyên gia đào tạo ứng dụng AI và Marketing, Founder kiêm CEO Drabuff Academy & Agency. Nền tảng của anh là kỹ sư công nghệ thông tin với các chứng chỉ CCNA, CCNP và CEH về an ninh mạng, từng làm tại FPT và Vietsovpetro trước khi chuyển sang Marketing. Chính nền kỹ thuật đó là lý do anh tiếp cận chủ đề bảo mật AI theo hướng quy trình vận hành được, thay vì chỉ liệt kê nguy cơ. Anh đã đào tạo hơn 200 khóa cho trên 100 doanh nghiệp, trong đó có Viettel, Honda, Mercedes-Benz, Novaland, Heineken, Toyota và EVN.

Đọc thêm: đào tạo AI cho doanh nghiệp cần chú ý những gì.

Một số kênh thông tin để bạn tìm hiểu về Tân:

Kết bạn Facebook cá nhân của Tân qua địa chỉ : Nguyễn Văn Tân

Học thêm kiến thức Marketing bằng Infographic trên Pinterest: Tân Nguyễn Marketing

Xem thêm kiến thức trên Instagram: Tân Nguyễn Marketing

Kết nối công việc trên Linkedin: Tân Nguyễn Marketing

Xem thêm các video hướng dẫn trên kênh Youtube tại : Tân Nguyễn Marketing

Tham khảo các thông tin cập nhật tại Fanpage : Tân Marketing AI

Kết nối kênh X: Tân Nguyễn Marketing

Kết nối kênh Threads: Tân Nguyễn

Các khoá học tại Trang Chủ : www.tannguyen.net

Group FB để học kiến thức Miễn Phí mỗi ngày về Marketing: Cộng Đồng Thực Chiến Marketing cùng Tân Nguyễn

Group FB để học kiến thức Miễn Phí mỗi ngày về Công Nghệ AI: Ứng Dụng AI và Phần Mềm Marketing cùng Tân Nguyễn

Liên hệ công việc qua Zalo chính: 0934041114 hoặc Zalo phụ: 0904937961